कार्यक्रमाचे आयोजन: मदत पाहिजे

१.पाहुणे येण्याआधी- किती जण स्टेजवर असणार हे जाणून घ्या.तेवढ्या खुर्च्या ,गुच्छ इ. असावे लागतील.ते कोणत्या क्रमाने कोणी द्यायचे याची यादी तुमच्याकडे हवी.त्या प्रमाणे लोकांना सांगून ठेवावे.
टेबल तयार असावे.पाण्याच्या बाटल्या टेबलवरच ठेवाव्या.
बाजूच्या टेबलवर सरस्वती /गणपतीची मूर्ती ,समई वाती आणि तेलासह! बाजूला काडेपेटीच्या,मेणबत्ती तयार असावी.तसेच हार आणि फुले पण.याचवेळी कोणी गाणारी व्यक्ती असल्यास दीप प्रज्वलनाच्या वेळी ईशस्तुती म्हणायला सांगता येईल.त्या व्यक्तीला आधी तयार करुन ठेवावे.
२ पाहुणे आले की त्यांचे गुच्छ देऊन स्वागत करुन आधी स्टेजवर बसवावे.मग दीप प्रज्वलन.
३ मग थोडक्यात सर्व कशाला जमले आहेत ते उत्पादन उत्पादक यांची माहिती देऊन संबंधित व्यक्तीकडे सूत्र सोपवावे.याच वेळात आॅडिओ व्हिज्युअल तयारी लागेल.ती ट्रायल घेतलेली असावी.तसेच पाॅइंटर एखादा जास्तीचा सोबत असावा.स्क्रीन मागे असेल तर उत्पादनाच्या जाहिरातींचे बॅनर हाॅलभर बाजूने लावावेत.आणि स्टेजच्या बाजूला दोन मोठे .
४ त्यांचे बोलणे आटपले की मुख्य अतिथीची ओळख करुन द्यावी.मग त्यांना बोलण्यास पाचारण करावे.
५ भेटवस्तू देऊन सत्कार
६ आभार प्रदर्शन
जेवणाच्या तयारीवर एक माणूस लक्ष द्यायला ठेवावा.कार्यक्रम संपताना गरम जेवण तयार हवे.लोक ताटकळले नाही पाहिजे.सत्कार सुरु झाला की या व्यक्तीला हे काम बघायला सांगावे.

                                                                      - कार्यक्रमपत्रिका -सुत्रसंचलन : नमस्कार, आज आपण मिसळपाव डॉट कॉमच्या वर्धानपन दिनाचा कार्यक्रम साजरा करण्यासाठी जमलेले आहोत. आजच्या आपल्या या कार्यक्रमाला. प्रसिद्ध कवी अमुक धमुक  म्हणुन लाभलेले आहेत (परिचयही थोडक्यात सांगितला तरी चालतं ) त्यांच्याबरोबर हेही अमुक धमुक लाभलेले आहेत. आणि अध्यक्ष म्हणुन आमच्या संस्थेचे अमुक धमुक हेही लाभलेले आहेत.  कार्यक्रमाला सुरुवात करण्यापूर्वी सर्व मान्यवरांना विनंती की त्यांनी  दीपप्रज्वलन करावं. अमुक धमुकच्या प्रतिमेस पुष्पहार अर्पण करावा. [दीपप्रजवलन चालू असलं की तिकडे ब्याकग्राउंडला सनई बिनई वाजली पाहिजे. नसेल चालु तर आपण रनींग कॉमेट्री करत राहावे. आज मान्यवरांनी आमच्या संस्थेला भेट दिली आम्ही कसे पावन झालो वगैरे इत्यादी. पाहुणे जागेवर बसेपर्यंत. एकदा जागेवर बसले की....] स्वागत : आलेल्या सर्व पाहुण्यांचे स्वागत.        १) मुख्य पाहुण्यांचं स्वागतं संस्थेच्या मुख्य माणसाच्या हाताने.        २) अनुक्रमे उतरत्या क्रमाने पाहुण्यांचे स्वागत. आपापल्या  जवळच्या माणसांकडून करुन घ्यायचं.         स्वागत संपलं की. प्रास्ताविक : कार्यक्रमाचा उद्देश सांगणारा आपला जो मुख्य माणुस आहे त्याचं प्रास्ताविक.           प्रास्ताविक संपलं की आत्ताच आमच्या अमुक धमुक यांनी आपणासमोर या कार्यक्रमाचा उद्देश सांगितलाच  आहे या नंतर या कार्यक्रमाला लाभलेले प्रमुख पाहुण्यांचं मनोगत :  (वक्ते किती आहेत ते पाहुन. कमी प्रतीच्या वक्त्याकडून अगोदर बोलवून घ्यायचं आणि मग एकेक करत  प्रमुख पाहुणे. अध्यक्षीय समारोप : आपल्या कार्यक्रमाचा जो अध्यक्ष आहे. (संस्थेचा प्रमुख किंवा अन्य कोणी) आपल्या सर्वांच्या बहुमुल्य मार्गदर्शनानंतर या कार्यक्रमाचे अध्यक्ष यांनी या कार्यक्रमाचा अध्यक्षीय समारोप करावा ही विनंती. समारोप झाला की या नंतर मी अमुक धमुक यांना विनंती करतो की त्यांनी या कार्यक्रमाचे आभार मानावेत. आभार मानन्यापूर्वी आपण सर्वांना विनंती की कार्यक्रम संपल्यानंतर वरच्या चार नंबर हॉल मधे अल्पोपहाराचा कार्यक्रम ठेवलेला आहे तरी उपस्थितांनी त्याचा आस्वाद घ्यावा. धन्यवाद. आभार प्रदर्शन : मा. श्री यांना विनंती की त्यांनी या कार्यक्रमास उपस्थितांचे आभार मानावेत.  [अतिशय रटाळ प्रकार] (आभार प्रदर्शन झाल्यानंतर लोक उठायला लागतात. आभार असे म्हटले की लोक उठलेलेच असतात) सुत्रसंचलन करणार्‍याने पुन्हा एकदा लेक्चर स्टँडसमोर येऊन  पुरुषांनी डाव्या बाजूने जिना चढावा, स्त्रीयांनी उजव्या बाजूंनी जिना चढावा, अशा सुचना दिल्या तरी चालतात. सुत्रसंचलन करणार्‍याने फार बोर करु नये. सुत्रसंचालकाची भूमिका कार्यक्रम पुढे घेऊन जाण्याची आहे हे त्याने विसरु नये. सुत्रसंचालक स्मार्ट असला आणि दिसला पाहिजे. खुप मोठा आवाज नको, खुप हळुही नको.  एका शांत लयीत बोलणं असलं पाहिजे. (प्रसंगानुसार बोलण्याचं भान सुत्रसंचालकाकडे असलं पाहिजे, सारखं माईकला खटपट करणे टाळावं, हातवारे टाळावेत, सारखं माना इकडे तिकडे करणे टाळावेत, चुक होऊन नये म्हणुन मोबाईलवर अथवा कागदावर व्यवस्थीत कार्यक्रमपत्रिकेप्रमाणे कार्यक्रम पुढे घेऊन जावा. हार तुरे देणारी मुलं मुलींना कार्यक्रम सुरु होण्यापूर्वी सुचना देऊन ठेवावी. त्यांनी कधी यायचं वगैरे)  अजून काही आठवलं जे सांगायचं विसरलो तर पुन्हा पुरवणी प्रतिसाद जोडतो. -दिलीप बिरुटे

माझे चाराणे -

लॅपटॉपवरुन प्रोजेक्टरला दाखविल्या जाण्यार्‍या स्लाईड्स व्यवस्थित प्रोजेक्टकरुन पडद्यावरती नीट दिसताहेत ना, फोकसिंग वगैरे नीट खात्री करुन घेणे. लॅपटॉपखेरीज एका पेन ड्राईववरती देखील बॅकप स्लाईड्स असूदेत, कित्येकदा लॅपटॉप न चालणे तिथल्या स्लाईड्स न उघडणे वगैरे होते....

बॅनर्स लावणे, प्रोजेक्टरचा स्क्रीन, खुर्च्या, सतरंज्या, टेबले, टेबलक्लॉथ इत्यादी व्यवस्था कोण करणार आहे याची खात्री करुन घ्या. आयत्यावेळी या कामाला कोणीच मिळत नाही आणि संयोजकांनाच टेप, सुतळ्या आणि शिड्या घेऊन पळापळ करावी लागते.
एखाद दोन गुच्छ आणि शाल, श्रीफळ वगैरे जास्तीचे असूद्यावेत (दुकानदार ओळखीचा असल्यास परतबोलीवरतीदेखील मिळतात) आयत्यावेळी सत्कारमूर्ती वाढतात आणि एकच गुच्छ फिरवायची वेळ येते! ;)

स्वच्छातागृहाची व्यवस्था (विशेषतः स्त्रियांसाठी) हा कित्येकदा डोकेदुखीचा मुद्दा ठरतो. बर्‍याचदा कार्यक्रमाच्या ठिकाणी हॉलच्या मालकांना/व्यवस्थापकांना विचारुन नीट व्यवस्था आधीच करवून घ्यावी लागते.

मुख्य अतिथी, इतर मान्यवर यांची नेण्या आणण्याची व्यवस्था तुमच्यावरती असेल तर गाडी आणि ड्रायवर नीट कंडिशनमध्ये आहेत ना हे बघून घेणे! ड्रायवरचा मोबाईल क्रमांक घेऊन ठेवणे! :)

तुम्ही किती व्यग्र असणार आहात यानुसार गरज असल्यास एक जबाबदार व्यक्ती सोबत ठेवणे. या व्यक्तीचा संपर्क क्रमांक इतर महत्त्वाच्या लोकांना देऊन ठेवा. याचे काम सतत फोनवरती मेसेजेस घेणे देणे, आयत्यावेळासाठी कॅश देऊन ठेवणे म्हणजे जो येतोय तो थेट संदीप डांगे कुठाहेत म्हणून तुमच्याच गळ्यात पडणार नाही! :)

-रंगा फडणवीस

फारच उपयुक्त माहिती मांडलेली आहे.बय्राच मंडळांतून स्वयंसेवक म्हणून काम करणारे लोक असतात त्यामुळे कामं लादता येत नाहीत अथवा न केल्यास जबाबदार धरता येत नाही.खात्रीने सांगितलेली कामं पार पाडणारी माणसं आणि त्यांची कुवत ओळखावी लागते.

कधीकधी वक्त्यास मानधन देऊन बोलावलेलं असतं.तुमची सं स्था नोंदणीकृत असेल तर काही{ लेखी} पावती मिळण्याची गरज भासते.संस्थेला भेट दिल्याची अभिप्राय वहीत त्यांना अभिप्राय लिहायला सांगून एकप्रकारे पावती मिळवता येईल.

दिलेली बिरुटेसरांनी आणि रंगासरांनी उपयुक्त माहीती.(ही नक्कीच अनुभवातून आलेली असणार)

आपल्या संयोजनाला शुभेच्छा आणि व्रुत्तांत टाकायला विसरू नका..

पडद्यामागचा हरकाम्या नाखु

१) पिण्याच्या पाण्याच्या बाटल्या व्यासपीठावरील टेबलावर आडव्या (झोपवून) ठेवाव्यात, जेणेकरून टेबलावरील व्यक्तींचे चेहरे झाकले जाणार नाहीत. कित्येक वेळा फोटो काढताना ह्या बाटल्यांचा अडथळा होतो. टेबलावर काचेचे रिकामे ग्लास त्याच्या वरील कोस्टर सकट ठेवावेत जेणे करून पाणी पिण्यासाठी बाटली तोंडाला लावावी लागत नाही. शक्यतो स्वच्छ नॅपकिन्स देखील ठेवावेत.

२) श्रोते आणि पाहुणे यायला लागल्यापासून मंद आवाजात एखादी instrumental सीडी लावून ठेवावी त्याने वातावरण निर्मिती होते तसेच लवकर आलेले श्रोते बोअर होत नाहीत. जर ज्या उत्पादनावर भाषण होणार असेल त्या उत्पादनाची माहितीपर विडीयो क्लिप असेल तर ती देखील स्क्रीनवर दाखवत रहावी.

३) जर व्यासपीठ श्रोत्यांपेक्षा जास्त उंचावर असेल, आणि फोटोग्राफर श्रोत्यांमधून फोटो काढणार असेल तर फोटोग्राफरला फोटो काढण्यासाठी व्यवस्थित angle मिळत नाही, त्यामुळे फोटो चांगले येत नाहीत.

४) व्यासपीठावर टेबलाच्या पाठीमागे लावलेले banner पुरेश्या font साईझचे आहे ना ह्याची सभागृहातून सर्वात लांब उभे राहून खात्री करावी.

५) सभा सुरु होण्यापूर्वी आणि सभेच्या दरम्यान एखादं मंद सुवासाचे परफ्युम स्प्रे करता आले तर उत्तम.

६) सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे जेवण. प्रोग्रॅम कितीही चांगला झाला आणि श्रोत्यांना गरम जेवण मिळाले नाही तर सर्व कार्यक्रमाचा विचका होतो त्यामुळे जेवणाची जबाबदारी महत्त्वाच्या व्यक्तीला द्यावी.

अजून काही आठवले तर कळवीनच.

तुमच्या आयोजनात काडीची पण कसर राहू नये ह्याची काळजी घेतलेली आहे...

परफेक्ट रिप्लाई आलेत! गाववाले ऑल द बेस्ट!!

संदीपसारखे जागरूक आयोजक असतील आणि तुम्ही पाहुणे असाल तर वेळेवर या कार्यक्रम सुरू करायला.

आयत्यावेळीच्या अडचणींवर उपाय म्हणून एक प्लॅन बी सुद्धा टेंटेटिव्ली तयार असावा.
मोबाईल किंवा अन्य उपकरणे पूर्ण 'चार्ज्ड' असावीत. नाहीतर चार्जिंगचे सॉकेट्स मंचाच्या जवळपास असावेत. कार वगैरे अगदी 'तंदुरुस्त', इंधन भरलेले वगैरे असावे. डेमो वगैरे असेल तर त्यासाठी पुरेसा प्रेक्षकवर्ग उपस्थित राहील, हळूच निघून जाणार नाही याची काळजी घ्यावी. स्वतःचा जामानिमा आधीच ठरवून जय्यत तयार असावा. आवश्यक ते फोन नम्बर्स मोबाइलमध्ये असले तरी एका छोट्या डायरीत लिहून हाताशी बाळगावेत. एका प्रसंगी फोन हातातून पडून तात्पुरता निकामी झाल्याचे पाहिले आहे. मंचावरच्या उपस्थितांची नावे आणि चेहरे स्वागतकर्त्यांना आणि ओळखकर्त्यांना नीट ठाऊक असावेत. अतिथींचे/वक्त्यांचे परिचय थोडक्यात पण मुद्देसूद असावेत. जमल्यास याची रंगीत तालीम घावी. किती मिनिटे लागतात वगैरे. कारण हाच कार्यक्राम उगाच लांबल्यामुळे पुढचे वेळापत्रक बिघडते. मंचावरचे पाण्याचे काचेचे पेले पडतात, फुटतात. प्लॅस्टिकचे पातळ, हलके पेलेही लवंडतात. हे सर्व निस्तरण्याची जबाबदारी कुणालातरी देऊन ठेवावी.
ह्या सर्व अर्थात किरकोळ गोष्टी आहेत. मोठ्या गोष्टी आधीच अनेकांनी लिहिल्या आहेत.

१) कित्येक वेळा श्रोत्यांचे आगाऊ रजिस्ट्रेशन आवश्यक केलेले असते. म्हणजे जर रजिस्ट्रेशन असेल तरच प्रवेश मिळतो. अशा वेळी एकूण श्रोत्यांच्या संख्येवर रजिस्ट्रेशनचे काउंटर्स ठेवावे. खुपसे श्रोते कार्यक्रम सुरु होताना येतात त्यावेळी गर्दी उसळते, चिडाचीड होते, म्हणून थोडे जास्तीचे काउंटर्स ठेवावेत.

२) कार्यक्रमाला हजेरी लावणाऱ्यांची शुभ संदेश वगैरे (एखाद्या पुस्तक प्रकाशांचा सोहळा) घेणार असाल तर एकापेक्षा जास्त पुस्तिका ठेवाव्यात.

उत्पादन-प्रसिद्धी कार्यक्रम मध्ये मद्यपान होणार आहे का?

तर सर्व परवानग्या घ्या ... excise वाले त्रास देवू शकतात ... किंवा जिकडे हा कार्यक्रम होणार आहे तिकडे सर्व परवानग्या आहेत का बघा .

तसेच ब्रांड थोडेच ठेवा

किंवा फक्त वाईन किंवा बिअर ची पार्ट्य ठेवा .... आणि बिअर मध्ये पण ग्लास मध्ये न देता पाइन्त मध्ये द्या ..