श्रीगणेश लेखमाला ८ : सोर्सिंग व प्रॉक्युरमेंट (खरेदी विभाग)

उत्पादन अभियांत्रिकीची पदवी घेऊन नोकरीच्या शोधात बाहेर पडलो. शून्य अनुभव पण शिकण्याची व कष्टाची तयारी या जोरावर नक्कीच काहीतरी मिळवू हा विश्वास ठेवत इंटरव्ह्यू देत होतो. अखेर एके ठिकाणी हातात ऑफर लेटर पडले. पोस्ट - ग्रॅज्युएट ट्रेनी इंजीनिअर (मटेरिअल्स). लगोलग रुजू झालो. ट्रेनिंगच्या पहिल्या दहा दिवसात एकेका विभागाची ओळख करून देण्यात आली. कंपनी काय वस्तू पुरवते, कुणाला पुरवते इ. इ. बाबींची व्यवस्थित ओळख करून घेतली. उत्पादन विभागात असेंब्ली कशी होते, काय काय गोष्टी लागतात हे नीट समजून घेतले. कोणत्याही आस्थापनेस एखाद्या वस्तूची निर्मिती करण्यासाठी कच्च्या मालाची आवश्यकता असते. कच्च्या मालासोबतच इतर काही पुरवणी घटकवस्तू अथवा सेवा यांचा नियमित पुरवठा गरजेचा असतो. उदा. एखादी गाडी तयार करण्यासाठी इंजीन, ब्रेक्स, चाके, फ्रेम, स्टीअरिंग व्हील, गिअरबॉक्स, काच, दिवे या प्रमुख घटकांची उपलब्धता अनिवार्य आहे. पण फक्त या वस्तू मिळून गाडी तयार होते का? तर नाही. या सगळ्याची जोडणी करताना काही ऑईल्स, कामगारांच्या सुरक्षेसाठी चश्मे, हेल्मेट्स आवश्यक असतात. ऑफिसच्या कामांसाठी कागद, स्टेपल पिन्स, स्टेपलर अशा गोष्टीही लागत असतात. या सर्व वस्तू व सेवा खरेदी करण्यासाठी सोर्सिंग व प्रॉक्युरमेंट विभाग काम करतो. आलेल्या-गेलेल्या (वापरासाठी) सर्व वस्तूंचे हिशेबही ठेवणे अत्यावश्यक असते. याविषयी जाणून घेऊ आजच्या लेखात. या सर्व प्रक्रियेचे तीन टप्पे आहेत. सोर्सिंग, प्रॉक्युरमेंट व पर्चेस. आधी यांच्या व्याख्या समजून घेऊ. सोर्सिंग - the process of finding suppliers of goods or services. वस्तू व सेवा यांचे पुरवठादार शोधणे अशी सोर्सिंगची मराठीत व्याख्या करता येईल. वस्तुनिर्मितीसाठी लागणार्‍या इतर वस्तूंचे व सेवांचे पुरवठादार शोधणे हे दिसते तेवढे सोपे काम नाही. याबद्दल विस्ताराने पुढे येईलच. प्रॉक्युरमेंट - The act of obtaining or buying goods and services. The process includes preparation and processing of a demand as well as the end receipt and approval of payment. वस्तू अथवा सेवा खरेदीच्या प्रक्रियेस प्रॉक्युरमेंट असे म्हणता येईल. पर्चेस - The activity of acquiring goods or services to accomplish the goals of an organization. खरेदी केलेल्या वस्तूचा ताबा घेणे, सेवेचा लाभ घेणे व ज्या कारणासाठी वस्तू अथवा सेवा विकत घेतली जात आहे, त्यासाठीच विनियोग होण्याची काळजी घेणे म्हणजे पर्चेस. वरवर पाहता या तिन्ही गोष्टी सोप्या वाटतात, पण तेवढ्या सोप्या नसतात. आता जरा खोलात माहिती करून घेऊ. कंपनीत ज्या प्रकारचे प्रॉडक्ट्स बनतात, त्यापैकी काही वस्तू बाहेरून घेतल्या जातात, तर काही कंपनीतच बनवून वापरल्या जातात. ज्या वस्तू बाहेरून घेतल्या जातात, त्यासाठी एकाच पुरवठादारावर (व्हेंडर अथवा सप्लायर) अवलंबून चालत नाही. पुरवठ्यातील तो एक धोका मानला गेला आहे. उदा. क्रेनसारखी मोठी वस्तू घ्या. क्रेन व्यवस्थित चालण्यासाठी तिचे पार्ट्स व्यवस्थित असले पाहिजेत. ते पुरवणार्‍या कंपनीने अपेक्षेपेक्षा समजा दहा दिवस जास्त घेतले, तर क्रेन बंद असलेल्या दहा दिवसांच्या कामाचे पैसे मिळणार नाहीतच, शिवाय कामगारांना बिनकामाचेही पैसे द्यावे लागतात. हा कंपनीसाठी अनुत्पादक खर्च आहे. तर अशा घटना होऊ नयेत यासाठी करावयाच्या उपाययोजना ही सोर्सिंगच्या माणसाची जबाबदारी असते. त्यासाठी संबंधित व्यक्तीस कोणती वस्तू कुठे मिळते याची माहिती असणे अत्यावश्यक असते. कोणत्या पुरवठादाराकडे कोणती मशीनरी आहे, क्षमता किती आहे याची खातरजमा करता आली पाहिजे. नव्याने खरेदी केल्या जणार्‍या प्रत्येक गोष्टीस सोर्सिंग टीम जबाबदार असते. नवीन उत्पादनाच्या संदर्भात डिझाईन टीमच्या सहकार्याने स्पेसिफिकेशन्स ठरवणे, ते योग्य त्या सप्लायरला समजावून सांगणे, व त्याची अंमलबजावणी होतेय हे सुनिश्चित करणे ही यांची जबाबदारी असते. सप्लायरला अथवा कंपनीतील वापरकर्त्यास तांत्रिक मदत देणे हेही यात अपेक्षित आहे. आमच्या कंपनीत एक किस्सा माझ्या कायम लक्षात राहील असा आहे. अंदाजे २ टन वजनाचे मशीन काही फूट उंच उचलावे लागणार होते. या कामासाठी प्रॉडक्शन विभागाचा एक जण आमच्याकडे आला. त्याने सांगितले की त्याला अमुक एका मापाचे लिफ्टिंग बोल्ट्स पाहिजेत. पुढे पुस्ती जोडत म्हणाला की हार्डनिंग करून हवेत. मी आणि माझे सहकारी बुचकळ्यात पडलो. कारण स्टीलचे हार्डनिंग केल्यावर उचलण्याची क्षमता कमी होते. उचलण्याची क्षमता वाढवण्यासाठी टफनिंग पद्धत वापरतात. मग आम्ही त्याला विचारले की नक्की कसले बोल्ट्स हवेत, टफन्ड का हार्डन्ड? परत परत त्याने हार्डन्ड बोल्ट्सचीच मागणी केली. मग आम्ही त्याला दोन्ही पद्धतीतला फरक समजावून सांगितला व अखेर टफन्ड बोल्ट्स मागवले गेले. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- प्रॉक्युरमेंट – कंपनीत प्रामुख्याने उत्पादन विभाग व मेंटेनन्स विभाग त्यांना लागणार्‍या वस्तूंची यादी पर्चेस / मटेरियल्स / सोर्सिंग विभागाला देतात. उत्पादन विभाग प्रत्येक महिन्याच्या टारगेटनुसार मागणी (पर्चेस रिक्विझिशन – पीआर) नोंदवते. ज्या वस्तू नेहमीच्या वापरात असतात, त्याची दरसूची सप्लायरशी बोलून ठरवून ठेवलेली असते. मागणी नोंदवल्यापासून कोणती वस्तू किती दिवसात मिळणार याचा कालावधी (लीड टाईम) सहसा ठरलेला असतो. त्यानुसार प्रॉक्युरमेंट विभाग पुरवठादारास पर्चेस ऑर्डरद्वारे (पीओद्वारे) अथवा वर्क ऑर्डरद्वारे (डब्ल्युओद्वारे) कळवतो. प्रॉक्युरमेंट टीम व सोर्सिंग टीम मिळून पुरवठादारासोबत उत्पादनाची दरनिश्चिती करतात. पुरवठादाराने दिलेल्या दराचे अवलोकन करणे, आपल्या कंपनीच्या अंदाजपत्रकानुसार दर व्यवस्थित आहे का नाही हे पडताळून बघितले जाते. उत्पादनाच्या कच्च्या मालाचे बाजारभाव, गुणवत्ता या गोष्टी माहीत असाव्या लागतात. उदा. स्टीलचे अथवा अ‍ॅल्युमिनियमचे बाजारातील भाव पडले असता तेवढ्या प्रमाणात स्टील वा अ‍ॅल्युमिनियमपासून बनवून घेतलेल्या उत्पादनांचे खरेदीदर पुरवठादाराकडून कमी करून घेणे. दरनिश्चितीसाठी कच्चा माल, त्याची उपलब्धता, उत्पादनपद्धती, लागणारा वेळ याची चांगली माहिती हवीच. इन्व्हेन्टरी कंट्रोल – कंपनीस लागणार्‍या वस्तूंचे कमीत कमी भांडारण ठेवणे, पण त्यामुळे कंपनीच्या उत्पादन क्षमतेची हानी न होऊ देणे ही एक तारेवरची कसरतच जणू. मागणी, पुरवठा व भंडारण या तिन्हीत समन्वय साधणे हेही प्रॉक्युरमेंट टीमचे एक मोठे काम. सुरुवातीला मी ज्या वस्तू मिळवण्यासाठी जबाबदार होतो, त्याच्या सप्लायर्सची मला काहीच माहिती नव्हती. एके दिवशी मला स्टोअर्स डिपार्टमेंटच्या मॅनेजरकडून निरोप आला. तुझ्या अमक्या तमक्या सप्लायरला आता डिस्पॅच बंद करायला सांग, स्टोअरमध्ये जागा नाहीये. म्हटलं, बघू तरी काय परिस्थिती आहे ते. स्टोअरमध्ये गेल्यावर खरंच एका महिन्याचा सप्लाय ५ दिवसात केला होता. तिथपासून मी खरा कंट्रोल घेतला. कोणाकडून किती सप्लाय आलाय, कोणत्या पीओसाठी आलाय हे डिटेल्स घेतले आणि चालू झाला माझा खरा प्रवास. सप्लायरला पीओ दिल्यानंतर वस्तू वेळेत मिळणार हे सुनिश्चित करण्यासाठी एक्स्पेडायटर (Expeditor) किंवा चेजर (Chaser) असतात. प्रॉक्युरमेंट टीम व सप्लायर यातील दुवा म्हणून एक्स्पेडायटर काम करतात. सहसा विद्युतनिर्मितीसंचासारख्या मोठ्या प्रोजेक्टची कामे घेणार्‍या (Engineering Procurement Construction – EPC) कंपनीत ही पद्धत बघायला मिळते. अन्यथा प्रॉक्युरमेंटच्या लोकांनाच हे काम करावे लागते. पुरवठादाराकडे आपण दिलेल्या कामाची पूर्तता कधी होईल याचा आढावा ठरावीक कालावधीत घ्यावा लागतो. फोन, स्काईप कॉल अथवा प्रत्यक्ष भेट याद्वारे अशी कामे केली जातात. लॉजिस्टिक्स अथवा वाहतूक व्यवस्था सांभाळणारे लोकही कंपनीस लागतात. काही कंपन्या स्वखर्चाने पुरवठादाराकडून वस्तू आणतात. आयात माल असल्यास बंदरापासून कंपनीपर्यंत आणायची व्यवस्था वाहतूक विभाग बघते. यासाठी सामानाचे वजन, पॅकिंगची मापे, ट्रक अथवा वाहनाची क्षमता, लागणारी कागदपत्रे इ. बाबींची माहिती आवश्यक असते. उद्देश हाच, की माल वेळेवर व कमीत कमी वाहतूक खर्चात मिळावा. अनेक ठिकाणांहून वस्तू आणायच्या असल्यास कमीत कमी वेळ व पैसा वापरून सर्व वस्तू कशा आणता येतील ही व्यवस्था वाहतूक विभाग बघतो. भांडार विभाग (स्टोअर्स) – हा विभाग वस्तूंची आवक–जावक व हिशेब बघतो. विविध पुरवठादारांकडून आलेल्या सामानाची नोंद करणे, उत्पादन वा अन्य संबंधित विभागाकडे योग्य ते सामान पोहोचवणे इ. कामे यात अंतर्भूत आहेत. शिवाय, आलेल्या वस्तू वा संबंधित विभागांकडे वर्ग केलेल्या वस्तू याचा हिशेब (स्टॉक लेजर्स) ठेवला जातो. वेळोवेळी त्याचा आढावा (स्टॉक टेकींग) घेतला जातो. मलाही रोज स्टॉक टेकींग घ्यायची सवय लागली ती माझ्या सहकार्‍यामुळे. सप्लाय किती आणि कधी आणायचा हे ठरवायला त्याचा फायदा व्हायचा. एके दिवशी तर भारीच किस्सा झाला. कामगारांनी काम टाळण्यासाठी एक मोठी प्लेट खोपच्यात दडवून ठेवली होती. बरं, या वस्तूंवर सप्लायरचे नाव, आयडी नंबर वगैरे काहीच नसायचे. आणि झाला की इश्यू. उत्पादन विभाग म्हणतो आमच्याकडे प्लेट नाही, आमचे टारगेट हुकणार. स्टोअर्समध्ये हलकल्लोळ. मटेरियल असताना सापडत कसं नाही? मला हा प्रकार कळल्यावर टेन्शन. लगेच सप्लायरला फोन करून किती प्लेट्स पाठवल्या हे कन्फर्म करुन घेतले. डिलिव्हरी चलनची कॉपी मागवून ठेवली. जीआर रेकॉर्ड्स चेक करणार यात शंकाच नव्हती. सप्लायर खरं बोलतोय, त्याची काहीच चूक नाहीये हे लक्षात आले. मग प्लेट्सची मोजणी चालू केली. जीआर रेकॉर्ड्सप्रमाणे आलेल्या प्लेट्स आणि उत्पादन विभागाला दिल्या गेलेल्या प्लेट्स यात काहीच तफावत नव्हती. मग मीच शोधाशोध चालू केली. शॉपफ्लोअरचा कोपरा धुंडाळला. त्यावरूनही कामगार संतापले. तेवढ्यात खोपच्यातली लपवलेली प्लेट दिसली. कामगारांच्या सुपरवायझरने ती प्लेट क्वालिटी टीमने रिजेक्ट केल्याचा बहाणा केला. मग क्वालिटीच्या लोकांना बोलावले. रिजेक्शन मार्क नव्हताच. अशा प्रकारे कामगारांचा डाव त्यांच्यावर उलटवला आणि स्टोअर्सच्या लोकांचा व माझा जीव भांड्यात पडला. कामगारांना तोंडी समज दिली गेली. एकंदरीत तुम्हाला प्रत्येक डिटेल्स माहीतच पाहिजेत. नाहीतर लोक हातोहात फसवू शकतात. एक सप्लायर छोटे बोल्ट्स, क्लॅम्प्स, नट्स, वॉशर अशा किरकोळ वस्तू पुरवायचा. पेमेंटसाठीही रडायचा. त्याच्या एकंदर अवतारावरून (मळकट शर्ट, ढगळ पँट) खरंच याचा बिझनेस फार नसावा असे वाटायचे. त्याने त्याच्या मुलीच्या लग्नात केलेला खर्च बघून आमचे डोळे फिरायची वेळ आली होती. 'वेष असावा बावळा, परी अंतरी नाना कळा' याचा चांगलाच प्रत्यय यानिमित्ताने आला. या फील्डमध्ये रोज काही ना काही वेगवेगळे, चित्रविचित्र अनुभव येतात. कधी वाहतूकदारांकडून, कधी कामगारांकडून तर कधी सप्लायरकडून. डोक्यावर बर्फ ठेवून काम करावे लागते. कोणत्याही व्यक्तीस दुखावून चालत नाही. याचे कारण म्हणजे कोण कधी कामास येईल याचा नेम नसतो. अर्थात, या गोष्टी अनुभवातून येत जातात. ज्यांना चॅलेंजिंग कामाची आवड आहे, त्यांनी यात काम नक्कीच करावे.