मराठी साहित्य, संस्कृती आणि लेखनाचे व्यासपीठ
प्रवेश करा | सदस्य व्हा
मिसळपाव

चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग ४) - Filter, Conditional Formatting आणि Text to Columns

मोदक · · जनातलं, मनातलं
शिक्षण
लेखनप्रकार
माहिती
चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग १) चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग २) - Basics आणि Format Cells चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग ३) - Entering Data, Clear आणि Paste Special ********************************************* राम राम मंडळी, चौथा तास. आज शिकूया.. 1) Filters 2) Conditional Formatting 3) Freeze Panes 4) Text to Columns ********************************************* 1) Filters - होम टॅबवर एडिटींग सेक्शनमध्ये फिल्टर फंक्शन आहे. Filters चा उपयोग मुख्यत्वेकरून मोठ्या डेटामधून आपल्याला हवा तो डेटा पाहण्याकरता होतो. डेटा पाहताना वेगवेगळ्या क्रायटेरीयांचा, रंगांचा वापर करता येतो. . वरील उदाहरणामध्ये मे २०१२ च्या कॉलमला फिल्टर अ‍ॅप्लाय केला आहे. फिल्टर विंडोमध्ये वेगवेगळ्या ऑप्शन नंतर सर्वात खाली त्या कॉलममधील सर्व डेटा दिसतो. इथे हवा तो सर्व डेटा टिक करून पाहता येतो. नंबर फिल्टर्स** मध्ये वेगवेगळे ऑप्शन्स दिसतात, Equals, Does not Equal, Greater Than.. आपण इथे Greater than or Equal to चा वापर करून 2800 व त्यापेक्षा मोठ्या संख्यांना फिल्टर लावला आहे. . १) इथे फिल्टर लावलेल्या हेडरचा (cell G2) फिल्टर आयकॉन बदलला आहे. २) फिल्टर केलेल्या परंतु दिसणार्‍या Rows चे नंबर्स निळे झाले आहेत ३) Rows Number ५, ६ आणि १० हाईड झाले आहेत. (साध्या हाईडमध्ये रो नंबर निळे होत नाहीत!) **filter केलेला डेटा, टेक्स्ट आहे की नंबर्स हे एक्सेल ओळखते व त्यानुसार आपल्याला नंबर फिल्टर्स / टेक्स्ट फिल्टर्स ऑप्शन दिसतो. ********************************************* 2) Conditional Formatting कंडीशनल फॉरमॅटींग आपल्याला हवा तो डेटा हव्या त्या कंडीशनप्रमाणे फॉरमॅट करण्यासाठी वापरतात. . १) आपल्याला ज्या डेटा रेंजला कंडीशनल फॉरमॅटींग करायचे आहे ती रेंज प्रथम सिलेक्ट करून घ्यावी. २) होम टॅबमध्येच कंडीशनल फॉरमॅटिंग ऑप्शनमध्ये जावून आपल्याला हवा तो रूल निवडून घ्यावा. आपण इथे "हाईलाईट सेल्स ग्रेटर दॅन" हा रूल निवडला आहे. आता ही विंडो समोर येईल. . ३) इथे (सेल्स ग्रेटर दॅनच्या खाली) 4000 एंटर केले आहे व "लाईट रेड फिल" हा फॉरमॅट सिलेक्ट केला आहे. जिथे आपण 4000 एंटर केले आहे तिथे आपण एखाद्या सेल चा रेफरन्स देवू शकतो. त्या सेलमधली व्हॅल्यू बदलल्यानंतर सर्व फॉरमॅटिंग आपोआप बदलेल. जर एखादा रूल बदलायचा असेल तर Manage Rule मध्ये जावून ते Edit करावेत. कंडीशनल फॉरमॅटींगचे आणखी काही रूल.. . ********************************************* 3) Freeze Panes फ्रीझ पेन्स मध्ये एक रेंज फिक्स करून बाकीची संपूर्ण वर्कशीट स्क्रोल करता येते. या फंक्शनचा प्रमुख फायदा एखाद्या मोठ्या डेटावरती काम करताना "हेडर व साईडचा डेटा फ्रीझ करून बाकीचा डेटा स्क्रोल करताना" होतो. . इथे Cell E5 वरती कर्सर ठेवून Freeze Panes केले आहे. त्यामुळे रेंज C2 ते D4 फिक्स झाली आहे. याचप्रमाणे "स्प्लिट विंडो" नावाचा याच्या जवळचाच ऑप्शन संपूर्ण वर्कशीटला स्प्लिट करतो. ********************************************* 4) Text to Column या फंक्शनमध्ये एकाच सेलमध्ये असलेला डेटा वेगवेगळ्या सेल्स मध्ये प्लॉट करता येतो. उदा. Misalpav.2073.co.in.Pune Misalpav.1583.co.in.Mumbai अशा प्रकारचा डेटा Misalpav 2073 co in Pune Misalpav 1583 co in Mumbai असा प्लॉट करायचा असेल तर Text to Column वापरतात. सर्वप्रथम हवा असलेला डेटा सिलेक्ट करून घ्यावा व Data टॅबमध्ये Text to Column सिलेक्ट करावे. . पहिल्या विंडोमध्ये आपल्याला Text to Column कसे वापरायचे आहे ते ठरवायचे आहे. 1) Delimited - यामध्ये डेटा एखाद्या स्पेशल कॅरेक्टरनुसार टप्प्यांमध्ये विभागला जातो. 2) Fixed With - यामध्ये डेटा सरळ एखाद्या रेषेनुसार विभागला जातो. आपण इथे Delimited चे उदाहरण बघूया.. Preview section मध्ये डेटा बदलत जातो याकडे लक्ष ठेवणे गरजेचे आहे. Delimited सिलेक्ट करून Next . येथे सेमीकोलन, कॉमा, स्पेस वापरून अथवा इतर कोणतेही स्पेशल कॅरेक्टर (Other समोरच्या जागेत) एंटर करायचे आहे. Next . येथे डेटा फॉरमॅट तसेच विभागलेला डेटा कुठे प्लेस करायचा ते ठरवायचे आहे.. आपण जनरल फॉरमॅट व C3 ही रेंज सिलेक्ट केली आहे. Next . सिलेक्ट केलेला ओरिजिनल डेटा आणि Text to Column वापरून विभागलेला डेटा. ********************************************* पुढील भागापासून आपण Formulae बघायला सुरूवात करूया.. *********************************************
वाचने 18791 वाचनखूण प्रतिक्रिया 34

चौकटराजा Wed, 03/20/2013 - 04:34
ये सगळं कशासाठी तर आपल्याला जे खोदाईत सापडले ते दुसर्‍याला सहज मिळावे. मोदक राव, सलाम ! कंडीशनल फॉर्म्याटिंग मधे कॉशन खातर ब्लिन्कची सोय असायला पाहिजे होती नाही का ?

मोदक Wed, 03/20/2013 - 05:01
कंडीशनल फॉर्म्याटिंग मधे कॉशन खातर ब्लिन्कची सोय असायला पाहिजे होती नाही का ? म्हणजे नक्की कशी हो चौरा..?

चौकटराजा Wed, 03/20/2013 - 10:17
एखाद्या सेल ची व्हॅल्यू दिलेल्या व्हॅल्यू पेक्शा कमी वा जास्त झाली तर सेल चा रंग बदलतो हे करता येते. बरोबर ? तसेच एखादा निकष लावला असता आपले लक्ष वेधण्यासाठी (अलार्मिंग सिग्नल ) म्हणून ती सेल ब्लिन्क व्हायला लागते असे करता येते का ? उदा. एक विद्यार्थी एका विषयात नापास झाला तर फक्त सेलचा रंग लाल होणे पण तोच तीन वा अधिक विषयात नापास झाला तर सगळ्या नापास वाल्या सेल लाल असून ब्लिन्क होतील.( अलार्म) दुसरे उदा देतो. एका बॅकेतील ठेवीवरच्या व्याजात सालाना १०००० रू, पेक्षा वाढ झाली तर फोर्म १५ एच लागू यासाठी ब्लिंकिंग सेल निर्माण करता येईल काय ?

इनिगोय Wed, 03/20/2013 - 09:26
इथून पुढचे भाग अधिकाधिक इंटरेस्टिंग होणारेत. कंडिशनल फॉरमॅटिंगबद्दल माहीत आहे, पण सगळे पर्याय कधी वापरण्याची गरज पडली नाही, आता गृहपाठ करून बघेन. पुभाप्र.

डॉ सुहास म्हात्रे Wed, 03/20/2013 - 12:27
आज शिकूया.. 1) Filters 2) Conditional Formatting 3) Freeze Panes 4) Text to Columns ही एक्सेलची पॉवर फिचर्स वापरायला सोपी पण वेळ आणि श्रम वाचवायला प्रचंड उपयोगी पडतात... Conditional Formatting वापरून Filters लावण्याची सोय तर अफलातून आहे ! भाराभर डेटा व्यवस्थीत बघायाला Freeze Panes सारखे दुसरे टूल नाही. लेखमाला एकदम मस्त चालू आहे... पुभाप्र. MS Excel चा केवळ पंखाच नव्हे तर अगदी ३ टनी एसी... इस्पिकचा एक्का

सस्नेह Wed, 03/20/2013 - 19:40
Text to column... अत्यंत उपयुक्त फंक्शन, ..अडाण्यांनी भरलेली माहिती शहाण्यांनी प्रोसेस करताना !

सिद्धार्थ ४ गुरुवार, 03/21/2013 - 06:22
excel शिकण्याचा सर्वात सोपा उपाय म्हणजे F१. तुम्हाला पाहिजे ती सगळी माहिती तिथे मिळेल. (आणि सगळ्यात महत्वाचे म्हणजे तुम्ही सतत प्रक्टिस करत राहणे otherwise you will forget everything )

मोदक गुरुवार, 03/21/2013 - 16:19
+१ हेच बोल्तो... तुम्ही ज्यावेळी एक्सेलवरती दिवसेंदिवस काम करू लागता त्यावेळी कीबोर्ड शॉर्टकटची सवय होते. एखादा शॉर्टकट / एखादे फंक्शन बरेच दिवस वापरले नाही की विस्मरणात जातो.

मोदक गुरुवार, 03/21/2013 - 16:00
अशीच एखादी मालिका जावा किंवा .नेट वर करता येईल का ? अवश्य करता येईल, अशा मालिका चालवणे फारसे अवघड नाहीये, पण मला या लॅग्वेजेस येत नाहीत. :-( मिपावरचे आयटी तज्ञ विमे, धन्या, वल्लीशेठ वगैरे मदत करू शकतील. उत्तम सूचनेबद्दल आभार.

मोदक गुरुवार, 03/21/2013 - 17:55
पेशन्स चौरा.. पेशन्स... वर्डमध्ये मॅक्रो तयार करून त्या कमांड एक्सेल्ला वापरता येत आहेत का ते बघतोय. थोडा वेळ लागेल.

वामन देशमुख Mon, 03/25/2013 - 17:01
डॉटनेटवर (आणि सीवरही) नक्कीच कुणीतरी लिहायला हवं. मला या भाषा(?) शिकण्याची खरंच खूप इच्छा आहे.

मोदक Tue, 04/11/2023 - 16:02
मी गेले ९ वर्षे गुगल शीटवर काम करत आहे. एखाद्या वयस्कर माणसाच्या भाषेत सांगायचे तर अनेक स्थित्यंतरे बघितली आहेत आणि कोणे एके काळी प्रिमियर पद्मिनी चालवलेल्याने यथावकाश मर्सिडीज चालवावी इतके गुगल शीटचे रुपडे (आणि परफॉमन्स) बदलला आहे. लोकांची इच्छा असेल तर नक्की शिकवू..

कंजूस Tue, 04/11/2023 - 17:38
सर्व शिकवणार यांची खात्री आहे. पण मला गूगल शीटसकडे का वळावे लागले याचे कारण - android version 12 आल्यावर android 8 वरचे Excel बंद झाले. शेवटच्या चार वर्षनससाठी Excel ,word apps supported आहेत. -------- १) Google sheets - Date functions शिकलो आणि वापर केला. Investment register तयार करून date column sort केल्यावर अडचण आली. YYYY/MM/DD अशी तारीख टाकल्यावर accept होते आणि ती वेगळ्या formatमध्ये बदलूनही sort होते. 16 /6/20222 म्हणजे १६ जून २०२२ ही तारीख आपण लिहितो ती 06/16/2022 लिहावी लागते. किंवा 2022/06/16 अशी YYYY/MM/DD २) सर्व एन्ट्रीज तपासून फक्त "अमुक बँक" मधल्या सर्व FD एका फंक्शनने शोधून त्या एका वेगळ्या शीटमध्ये कॉपी कशा करायच्या शोधतो आहे. ३) एखादी शीट save as Excel (.xlsx) करून नंतर पाठवायची ते जमले. ४) GOOGLE Sheets ही web-based ओनलाईन आहे त्यामुळे नेहमी नवीनतम वर्शन असते. आणि android फोनवर appही असते. क्रमांक (२) चे बघा.

मोदक Tue, 04/11/2023 - 21:32
१) एक्सेल किंवा गुगल मध्ये डेट म्हणजे एक नंबर आहे. तुम्हाला डेट एन्टर केल्यावर कधीकधी ४४,१२३ असे आकडे दिसत असतील तर तो बरोबर डेट फॉरमॅट आहे. तुम्ही YYYY/MM/DD किंवा कोणताही फॉरमॅट सिलेक्ट केला तरी एक्सेलला हव्या त्या फॉरमॅट मध्ये डेट टाकली नाही तर तो नंबर नसून एक टेक्स्ट आहे त्यामुळे त्यावर सॉर्ट वगैरे फंक्शन्स चालणार नाहीत. एक साधा उपाय करा, कंट्रोल आणि सेमीकोलन एकाच वेळी दाबून एक तारीख टाकून बघा. तो एक्सेल / गुगलशीटचा डिफॉल्ट फॉरमॅट असेल त्याप्रकारे डेट एंटर करा. नंतर हवा तो नंबर फॉरमॅट सिलेक्ट करा. प्रो. टिप - शक्यतो DD-MMM-YYYY हा डेट फॉरमॅट सिलेक्ट करावा म्हणजे आपला रिपोर्ट अमेरिकेत जाऊदे नाहीतर युरोपात, दोघेही गोंधळत नाहीत. २) फिल्टर वापरुन बघितला का?

कंजूस Tue, 04/11/2023 - 23:21
तरी डेट भरल्यावर 'enter valid date' आलं. मग clear format केलं. आणि मग yyyy/mm/dd असे नंबर भरले. घेतले. मग पुन्हा more date format>> यातून 26 -sep -2008 select केल्यावर अपेक्षित तारखा अशाच बदलून उमटल्या. यात महिना अक्षरी आल्याने गोंधळ टळला. यापुढच्या तारखा/एंट्रीज yyyy/mm/dd अशाच भरल्यावर 26 -sep -2008 या पद्धतीत बदलून उमटत गेल्या. (१) आपण समजा पंधरा जून 2022 ही एंट्री 15/06/2022 केली तर ती सेलमध्ये डावीकडे उमटते 15/06/2022. कारण '15' क्रमांकाचा महिनाच नसतो आणि ती 'date' होत नाही. एक नंबर किंवा character धरले जाते. २) आपण समजा आठ डिसेंबर 2015 ही तारीख 08/12/2015 भरली तर '08' महिना असू शकतो आणि 08/12/2015 उजव्या कोपऱ्यात सरकून त्याची किंमत बारा ऑगस्ट २०१५ होते. चुकीची. 12/08/2015 हीसुद्धा 'डेट' असू शकते. आठ डिसेंबर २०१५ अशी संगणक समजतो जी अपेक्षित आहे. परंतू 2015/ 12/08 असे टाकल्यास आणि date format "26 -sep -2008" निवडलेला असल्याने अशी केलेली एंट्री '8 -Dec-2015' दिसू लागते. आणि आपण निश्चिंत होतो.