चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग १) चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग २) - Basics आणि Format Cells चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग ३) - Entering Data, Clear आणि Paste Special ********************************************* राम राम मंडळी, चौथा तास. आज शिकूया.. 1) Filters 2) Conditional Formatting 3) Freeze Panes 4) Text to Columns ********************************************* 1) Filters - होम टॅबवर एडिटींग सेक्शनमध्ये फिल्टर फंक्शन आहे. Filters चा उपयोग मुख्यत्वेकरून मोठ्या डेटामधून आपल्याला हवा तो डेटा पाहण्याकरता होतो. डेटा पाहताना वेगवेगळ्या क्रायटेरीयांचा, रंगांचा वापर करता येतो. वरील उदाहरणामध्ये मे २०१२ च्या कॉलमला फिल्टर अ‍ॅप्लाय केला आहे. फिल्टर विंडोमध्ये वेगवेगळ्या ऑप्शन नंतर सर्वात खाली त्या कॉलममधील सर्व डेटा दिसतो. इथे हवा तो सर्व डेटा टिक करून पाहता येतो. नंबर फिल्टर्स** मध्ये वेगवेगळे ऑप्शन्स दिसतात, Equals, Does not Equal, Greater Than.. आपण इथे Greater than or Equal to चा वापर करून 2800 व त्यापेक्षा मोठ्या संख्यांना फिल्टर लावला आहे. १) इथे फिल्टर लावलेल्या हेडरचा (cell G2) फिल्टर आयकॉन बदलला आहे. २) फिल्टर केलेल्या परंतु दिसणार्‍या Rows चे नंबर्स निळे झाले आहेत ३) Rows Number ५, ६ आणि १० हाईड झाले आहेत. (साध्या हाईडमध्ये रो नंबर निळे होत नाहीत!) **filter केलेला डेटा, टेक्स्ट आहे की नंबर्स हे एक्सेल ओळखते व त्यानुसार आपल्याला नंबर फिल्टर्स / टेक्स्ट फिल्टर्स ऑप्शन दिसतो. ********************************************* 2) Conditional Formatting कंडीशनल फॉरमॅटींग आपल्याला हवा तो डेटा हव्या त्या कंडीशनप्रमाणे फॉरमॅट करण्यासाठी वापरतात. १) आपल्याला ज्या डेटा रेंजला कंडीशनल फॉरमॅटींग करायचे आहे ती रेंज प्रथम सिलेक्ट करून घ्यावी. २) होम टॅबमध्येच कंडीशनल फॉरमॅटिंग ऑप्शनमध्ये जावून आपल्याला हवा तो रूल निवडून घ्यावा. आपण इथे "हाईलाईट सेल्स ग्रेटर दॅन" हा रूल निवडला आहे. आता ही विंडो समोर येईल. ३) इथे (सेल्स ग्रेटर दॅनच्या खाली) 4000 एंटर केले आहे व "लाईट रेड फिल" हा फॉरमॅट सिलेक्ट केला आहे. जिथे आपण 4000 एंटर केले आहे तिथे आपण एखाद्या सेल चा रेफरन्स देवू शकतो. त्या सेलमधली व्हॅल्यू बदलल्यानंतर सर्व फॉरमॅटिंग आपोआप बदलेल. जर एखादा रूल बदलायचा असेल तर Manage Rule मध्ये जावून ते Edit करावेत. कंडीशनल फॉरमॅटींगचे आणखी काही रूल.. ********************************************* 3) Freeze Panes फ्रीझ पेन्स मध्ये एक रेंज फिक्स करून बाकीची संपूर्ण वर्कशीट स्क्रोल करता येते. या फंक्शनचा प्रमुख फायदा एखाद्या मोठ्या डेटावरती काम करताना "हेडर व साईडचा डेटा फ्रीझ करून बाकीचा डेटा स्क्रोल करताना" होतो. इथे Cell E5 वरती कर्सर ठेवून Freeze Panes केले आहे. त्यामुळे रेंज C2 ते D4 फिक्स झाली आहे. याचप्रमाणे "स्प्लिट विंडो" नावाचा याच्या जवळचाच ऑप्शन संपूर्ण वर्कशीटला स्प्लिट करतो. ********************************************* 4) Text to Column या फंक्शनमध्ये एकाच सेलमध्ये असलेला डेटा वेगवेगळ्या सेल्स मध्ये प्लॉट करता येतो. उदा. Misalpav.2073.co.in.Pune Misalpav.1583.co.in.Mumbai अशा प्रकारचा डेटा Misalpav 2073 co in Pune Misalpav 1583 co in Mumbai असा प्लॉट करायचा असेल तर Text to Column वापरतात. सर्वप्रथम हवा असलेला डेटा सिलेक्ट करून घ्यावा व Data टॅबमध्ये Text to Column सिलेक्ट करावे. पहिल्या विंडोमध्ये आपल्याला Text to Column कसे वापरायचे आहे ते ठरवायचे आहे. 1) Delimited - यामध्ये डेटा एखाद्या स्पेशल कॅरेक्टरनुसार टप्प्यांमध्ये विभागला जातो. 2) Fixed With - यामध्ये डेटा सरळ एखाद्या रेषेनुसार विभागला जातो. आपण इथे Delimited चे उदाहरण बघूया.. Preview section मध्ये डेटा बदलत जातो याकडे लक्ष ठेवणे गरजेचे आहे. Delimited सिलेक्ट करून Next येथे सेमीकोलन, कॉमा, स्पेस वापरून अथवा इतर कोणतेही स्पेशल कॅरेक्टर (Other समोरच्या जागेत) एंटर करायचे आहे. Next येथे डेटा फॉरमॅट तसेच विभागलेला डेटा कुठे प्लेस करायचा ते ठरवायचे आहे.. आपण जनरल फॉरमॅट व C3 ही रेंज सिलेक्ट केली आहे. Next सिलेक्ट केलेला ओरिजिनल डेटा आणि Text to Column वापरून विभागलेला डेटा. ********************************************* पुढील भागापासून आपण Formulae बघायला सुरूवात करूया.. *********************************************