एक्सेल एक्सेल - भाग १ - रकान्यांचं जाळं

Primary tabs

वेल्लाभट's picture
वेल्लाभट in तंत्रजगत
25 May 2016 - 10:54 am

नमस्कार,
एक्सेल हे सॉफ्टवेअर आणि कॉम्प्युटर या दोघांची नाळ इतकी घट्ट आहे की एक्सेलशिवाय कॉम्प्युटरचा विचारही करता येत नाही. विशेषतः आमच्यासारख्या आकडेमोड करणार्‍यांना तर कॉम्प्युटरची प्रत्येक गोष्ट एक्सेलशीच खातात असं वाटतं. पण या सॉफ्टवेअरबद्दल बहुतेकवेळा प्रचंड बाऊ असतो अनेकांच्या मनात. मोठाले डेटा, लांबचलांब फॉर्म्युले हे सगळं काहीतरी अगम्य आहे असं मानून 'ते एक्सेल वगैरे मला जमत नाही' असं डिस्क्लेमर देऊन टाकतात बरीच मंडळी.

हे एक्सेल माझ्या कुवतीनुसार, माहितीनुसार सोपं करण्याचा हा प्रयत्न जानेवारीपासून मी लोकमत वृत्तपत्रातून करतोय. दर सोमवारी ठाणे पुरवणीत मी एक्सेलबद्दल लिहितो. मिपाकरांपुढेही हे मांडावं, म्हणून ही लेखशृंखला सुरू करतोय. सल्ले, सुधारणांचं स्वागत आहे.

1
2

धन्यवाद.

प्रतिक्रिया

चांदणे संदीप's picture

25 May 2016 - 11:01 am | चांदणे संदीप

आवडीचा विषय!
एक्सेलमुळे, "तुझं माझं जमेना आणि तुझ्याविना करमेना" अशा अडचणीत सापडलेल्या लोकांसाठी हे अतिशय उपयोगी ठरेल यात शंका नाही!

पुभाप्र,

Sandy

जव्हेरगंज's picture

25 May 2016 - 7:43 pm | जव्हेरगंज

वेगवेगळ्या formula चा वापर कसा करावा याविषयी उत्सुक!

कोणता formula कधी वापरावा , कसा वापरावा, तोच का वापरावा, त्याला अजून काही पर्याय वगैरे माहीतीसाठी एक विशेष लेख होऊन जाऊ द्या !

सुनील's picture

25 May 2016 - 11:03 am | सुनील

मला वाटतं यावर एक लेखमाला पूर्वी आली होती.

तरीही या मालिकेची वाट पाहात आहे! कारण हपिसातील ९०% वेळ एक्सेलवरच जातो!!

लेखमालेचं मनःपुर्वक स्वागत!

बोका-ए-आझम's picture

25 May 2016 - 11:20 am | बोका-ए-आझम

एक्सेल शिकण्याची इच्छा होतीच. पुभाप्र!

सुमीत's picture

25 May 2016 - 11:24 am | सुमीत

मस्तच, अतिशय कामाची लेखमाला आणि ती पण ओघवत्या सहज शब्दांत

चौकटराजा's picture

25 May 2016 - 11:56 am | चौकटराजा

फारा वर्षापूर्वी लोटस १२३ या नावाने एक स्प्रेडशीट वापरीत असू. त्याचाच हा सुधारित अवतार फार मस्त आहे. अर्थात बरेच लोक त्यात कंडीशनल इव्हॅलुएशनचा वापर न करता आपली हपीसातील साधी साधी स्टेटमेंट करण्यासाठीच अजूनही करीत असावीत असा कयास आहे. सॉर्ट ही सोय फार भन्नाट. निरनिराळे किचकट फॉर्मुले बनविताना वैताग आला तरी अंतिम फळ गोड. वा! अजून माहिती येऊ द्या.

सुमीत's picture

25 May 2016 - 12:02 pm | सुमीत

सहमत

कापूसकोन्ड्या's picture

25 May 2016 - 12:48 pm | कापूसकोन्ड्या

लोटस १२३ मध्ये तर आम्ही लोळलो आहे. आणि मुळेच एक्सेल सोपे गेले

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 12:54 pm | शाम भागवत

एक्सेल मधले pivot टेबल बनवायचे जर शिकले तर काम बरेच सोपे होते. यात पडद्यामागे SQL वापरलेले असते. १२३ मधे ही प्रगत सोय नव्हती. मात्र त्यातले अ‍ॅप्रोच नावाचे सॉफ्टवेअर चांगले होते. पण लोक त्यातील लोटसस्क्रिप्ट वापरत नसत त्यामुळे त्याची सगळी ताकदच निघून जाई.

पण प्रोग्रॅमिंग करायचे नसेल तर ओपन ऑफिसचे स्प्रेडशिट चांगले आहे. फुकट आहे. त्यातही pivot टेबलची सोय आहे.

कापूसकोन्ड्या's picture

25 May 2016 - 12:46 pm | कापूसकोन्ड्या

एक्सेल शिवाय पान ही हलत नाही हे अगदी खरे आहे. विषय खुप मोठ्ठा आहे. पण कुणा मिपाकरांना एखादा फोकस्ड टॉपिक हवा असेल तर अवश्य कळवा. इथेच त्याचे समाधान करता येईल. एक्सेल पिव्होट तर जादूच आहे.

मला एक शिंपल इन्वाईसिंग फाइल हवीय. त्यात सुरुवातीला क्लायंट लिस्ट विथ नंबर्स अन डिटेल्स असेल. दुसर्‍या शीटवर आयटेम्स विथ कोड अँड रेट असतील. तेथून पुढे इन्वाइस प्रोड्युस होइल. क्लायंट डेटाबेसमधला नंबर घेईल, अपोआप नेक्स्ट इन्व्हाइस नंबर घेईल, करंट डेट घेईल. आयटेम्सची क्वांटीटी अन रेटनुसार टोटल मारेल, त्यावर सीएसटी बसवेल. ग्रांड टोटल करेल. ती इन वर्डस मेन्शन होइल. मुख्य म्हणजे नेक्स्ट इन्वाइसला नवीन पान विथ न्यु इन्वाइस नंबर ऑटोमॅटिक तयार असेल. हे सगळे एक्सेलात होइल काय?
एका फाइलीत असे किती इन्वाईस बसू शकतील?

एका फाईलात दहा लाख Rows असतात. त्यानुसार एका इन्वाईसाला किती लाईन लागतात ते पघा आनि भागाकार करा.

बाकी तुमची डिमांड लै सोपी आहे. :)

चांदणे संदीप's picture

25 May 2016 - 1:27 pm | चांदणे संदीप

फक्त आटोम्याटीक नेक्स्ट इन्व्हाइस घेणे, इनवर्डस मेन्शन होणे, नेक्स्ट इन्व्हाइसला नवीन पान विथ न्यु इन्व्हाइस नंबर आटोम्याटीक तयार असणे यासाठी व्हीबीए चा सपोर्ट लागेल. व्हीबीए आल म्हणजे त्यासाठी कोड लिहावा लागेल. म्हणजेच काम्पुटर-सोफ्त्वारे वाला लागेल! :)

Sandy

मोदक's picture

25 May 2016 - 1:28 pm | मोदक

नाय वो.. लगेच काम्पुटर-सोफ्त्वारे वाला कशाला..

चांदणे संदीप's picture

25 May 2016 - 1:32 pm | चांदणे संदीप

आयला.... मला वाटल लै आवघड आहे ते! कोण देईल का गरिबाला. अर्थात मला वेगळ पाहिजे आहे!

मॅक्रो रेकॉर्ड करा संदीपभाऊ. आणि मग आल्ट्+एफ११ दाबून धडपडत, चुकतमाकत एडिट करायचा.

विंजिनेर's picture

26 May 2016 - 1:54 am | विंजिनेर

मॅक्रो??? आरारा... आवं आरचा वापर करा आनी निर्धास्त रावा.
एकदम जंक्शन काम हाये पघा! अक्षी श्टीरॉईडवर चालनारी एक्क्षेल जनुं ...

अभ्या..'s picture

25 May 2016 - 1:36 pm | अभ्या..

हम्म. वैच प्रोब्लेम है.
मोदकरावानुसार भर्पूर रो ज आहेत म्हणजे इन्व्हाइस भरपूर करता येतील पण एका पानावर एकच ना. तो पण कॉपी पेस्टून करतो. आम्हाला कोरलमुळे एका फाइलीत ३-४ च्या वर पाने करायची भीती वाटते. पेजमेकर, क्वार्क इन डिझाइन ला तसे नाही वाटत.
प्रोग्रामिंग प्रकाराशी कोसोदूर आहोत आम्ही सो शिंपल काही असल्यास सांगणे. व्हीबीए वगैरे कोड्यात बोलू नये.

वेल्लाभट's picture

25 May 2016 - 1:39 pm | वेल्लाभट

सो शिंपल काही असल्यास सांगणे

ही लेखमाला लैच बेसिक पासून असणार आहे बरं... त्यामुळे शिंपलच सगळं.

एका इन्व्हॉईसला एक नवीन पान हा प्रकार थोडा गैरसोयीचा वाटतो म्हणून हा अ‍ॅप्रोच दिला.

अभ्या..'s picture

25 May 2016 - 1:44 pm | अभ्या..

हा ना.
एकाखाली एक असे नाही का येणार, पेज ब्रेक टाकून?

वेल्लाभट's picture

25 May 2016 - 1:45 pm | वेल्लाभट

ऐका, फार कॉम्प्लेक्सिटी न वाढवता, सात-आठ व्यवस्थित लॉजिक्स लावलीत, डेटा कन्सिस्टंट असेल तरी प्रच्चंड काम वाचू शकतं.

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 2:19 pm | शाम भागवत

फक्त आटोम्याटीक नेक्स्ट इन्व्हाइस घेणे,

max फोर्मुला वापरला की जमते.

या फॉर्म्युलाने शेवटचा नंबर मिळतो व त्यात १ मिळवला की पुढचा नंबर मिळतो.

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 2:24 pm | शाम भागवत

नेक्स्ट इन्व्हाइसला नवीन पान विथ न्यु इन्व्हाइस नंबर आटोम्याटीक तयार असणे यासाठी व्हीबीए चा सपोर्ट लागेल

व्हीबीए जरूर नाही. vlookup फॉर्म्युला वापरून हे करता येईल.

गॅरी ट्रुमन's picture

25 May 2016 - 2:39 pm | गॅरी ट्रुमन

एकूणच मला व्हीलूकअप आवडत नाही. कारण मध्ये एखादा कॉलम घातला/काढला तर व्हीलूकअप मधील शेवटचा आकडा बदलावा लागतो. व्हीलूकअपसाठी शेवटच्या आकड्याच्या रेफरन्ससाठी सर्वात वर एक रो घेऊन त्यात संबंधित कॉलमचे आकडे लिहिले तरी मध्ये एखादा कॉलम घातला (किंवा काढून टाकला) तर तो आकडा पण बदलावा लागतो. या कारणामुळे मी शक्यतो व्हीलूकअप वापरणे टाळतो. जे काम व्हीलूकअप करू शकते तेच काम मॅच आणि इन्डेक्स या दोघांना एकत्र घेऊन करता येते. फॉर्म्युला थॉडा किचकट बनतो पण मध्ये कितीही रो, कॉलम घातले किंवा काढून टाकले तरी फॉर्म्युला प्रत्येकवेळी बदलावा लागत नाही.

वेल्लाभट's picture

25 May 2016 - 2:41 pm | वेल्लाभट

मॅच इन्डेक्स (थंब्सअप)

अभ्या..'s picture

25 May 2016 - 3:09 pm | अभ्या..

वेल्ला वेल्ला,
आपलं काय ठरलय? शिंपल शिंपल. ;)

वेल्लाभट's picture

25 May 2016 - 3:56 pm | वेल्लाभट

हाहाहा

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 2:59 pm | शाम भागवत

एकदम मान्य.

मॅच आणि इन्डेक्स हे फॉर्म्युले वापरता यायला लागले की मेंटेनन्स खूपच सोपे होते. इतकेच नव्हे तर डाटा व्हॅलिडेशनमधेही यांचा वापर करता यायला लागला की डाटा एन्ट्री पण खूप सोपी होऊन अचूकता वाढते हे पण मान्य.

पण मी व्हीलूकअप ज्यांना सुचवतो आहे त्यांना मॅच आणि इन्डेक्स या संकल्पना सुरवातीलाच समजावून घेणे अवघड असावे असा माझा कयास आहे.

एका शीटवर डाटाबेस व दुसर्‍या शीटवर इन्व्हाईसचा आराखडा ही संकल्पना प्रथम डोक्यात भरवून मग त्या इन्व्हाईसच्या आराखड्यात व्हीलूकअपचा समावेश ही मला वाटते पहिली पायरी म्हणून प्रयोग करणार्‍यांसाठी ठीक आहे.

मॅच आणि इन्डेक्स ही काय भानगड आहे?

मोदक's picture

25 May 2016 - 4:10 pm | मोदक

व्हीलूकपची सवत आहे.

व्हीलूकप वापरणारे मॅच आणि इन्डेक्सच्या नावाने बोटे मोडतात आणि हे त्यांच्या.. ;)

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 4:17 pm | शाम भागवत

व्हीलूकअप ला उत्तम पर्याय.

नियोजीत ओळीवर ऊजवीकडे तसेच डावीकडेही शोधता येते.

खूपयच जलद.

व्हीलूकअप फॉर्म्युलाची २५५ अक्षरांची मर्यादेवर उत्तम पर्याय.

ऑफसेट फंक्शन वापरून अधिक ताकदवान फॉर्म्युले वापरता येतात.

नया है वह's picture

25 May 2016 - 5:34 pm | नया है वह

कारण तो Static असतो. तो जर Dynamic करता आला तर व्हीलूकअप सारखा super formula दुसरा नाही.

वेल्लाभट's picture

25 May 2016 - 1:30 pm | वेल्लाभट

शक्य आहे.
मी अशाच प्रकारे एका जिमच्या मॅनेजमेंट साठी, सोसायटीच्या अकाउंटिंगसाठी, घरातल्या फोनच्या डायरीला पर्याय म्हणून अगदी आज नाश्त्याला काय बनवायचं या प्रश्नाच्या उत्तरासाठीही युटिलिटी बनवलेली आहे.

आदूबाळ's picture

25 May 2016 - 1:37 pm | आदूबाळ

होईल की.

पण अ‍ॅक्सेस २०१३ मध्ये "सर्व्हिसेस" असं रेडिमेड टेम्प्लेट आहे यासाठी.

हपिस २००७ वापरतो आम्ही चक्क.
ते डिजीटल विषमता का कायतरी म्हणतात आम्हाला.
सो दारिद्र्यरेषेखालील तळागाळातील लोकांचा विचार करुन उपाय आखावेत तरच भारताचे भविष्य उज्ज्वल आहे.

आदूबाळ's picture

25 May 2016 - 1:56 pm | आदूबाळ

लोल.

ते टेम्प्लेट २००७ मध्ये पण चालेल. डाऊनवर्ड कम्प्याटेबिलिटी नसेल तर फाटकदादा पगार करत नाहीत पोरांचे.

सर्चवून पाहणे.

अभ्या..'s picture

25 May 2016 - 1:59 pm | अभ्या..

चालेल. पाहतो.
फाटका थोर तुझे उपकार.
इस्टमनास शिकिव हे प्रकार

रिम झिम's picture

25 May 2016 - 4:16 pm | रिम झिम

माझ्याकडे एक Invoice Template आहे. जे मी माझ्या Client साठी बनवले होते.
(जाहिरात :- मी एक्सेल ची कामे as a Freelancer करतो. पण मिपाकरांसांठी नक्किच मोफत करेन.)
तुमची ईच्छा असेल तर व्यनि करा.. File पाठवून देईन.

मी के लेखमाला सुरू केली होती. पण उत्साहाच्या अभावाने बंद पडली.

तुमची लेखमाला वाचत आहे.. शक्य असल्यास जरूर भर घालेन.

वेल्लाभट's picture

25 May 2016 - 1:40 pm | वेल्लाभट

ऐ नो!

वाचत होतो ती मी. भारी चाललेली.

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 2:11 pm | शाम भागवत

वाचत होतो ती मी. भारी चाललेली.

लिंक द्या की हो.

मी पण वाचीन म्हणतो.

कंजूस's picture

25 May 2016 - 3:16 pm | कंजूस

windows app store वर एक ऑफलाइन अॅप होतं ते घेतलं आहे पण आता स्टोरवर दिसत नाहिये. २०१३ ,२०१६ च्या इक्सेलमध्ये फरक आहे का? आता लेटेस्ट कोणते चालू आहे?

एक्सेल ला एक्सप्लोअर करत राहण्यात मजा येते. मस्त प्रचंड उपयुक्त रोचक सॉफ्ट्वेअर आहे.
एक गावठी शेअरींग आपल लैच बेसीक पण ज्याला माहीत नाही त्याला उपयोगात येत म्हणुन
समजा पाच कॉलम मध्ये डेटा टाकलेला आहे ए बी सी डी इ
त्यातले बी व डी हाइड केलेत आता फक्त एसीइ हे तीनच कॉलममधल्या फिगर्स कॉपी करुन दुसरीकडे पेस्ट करायच्या आहेत
डायरेक केल तर सर्वच्या सर्व पाची कॉलम कॉपी होउन पेस्ट पाची चे पाच होतात
म्हणुन सर्वात अगोदर तीन कॉलम सिलेक्ट करावेत मग एफ ५ दाबावा मग एक छोटी चौकट येते त्यात स्पेशल दिसत ते क्लीक करा मग तो सिलेक्ट म्हणुन अनेक पर्याय दाखवतो त्यातल उजवीकडच व्हीजीबल सेल्स ओन्ली क्लीक करायच
मग पुन्हा एकदा आपले तीन कॉलम कंट्रोल सी करावेत.
मग मुंग्यामुंग्या दिसु लागतात (नॉर्मल सिलेक्ट केल्यावर जितक्या मुंग्या दिसतात त्यापेक्षा थोड वेगळ काही दिसु लागत)
ते दिसल की जिंकलो समजा मग पेस्ट करा
मग पेस्ट केल तर तीनच कॉलम पेस्ट होणार हाइड केलेले इतर दोन कॉलम दिसत नाही.
मोठा डेटा असेल व हाइड करुन ठराविकच व्हीजीबल डेटा कॉपी करायचा असेल तर हे बर पडत.

असंका's picture

25 May 2016 - 4:30 pm | असंका

धन्यवाद...याची गरज होती.

वेल्लाभट's picture

25 May 2016 - 4:35 pm | वेल्लाभट

या एफ५ वगैरे ची शॉर्टकट की
सेल रेंज सिलेक्ट करा सगळी आणि ऑल्ट + सेमिकोलन दाबा. व्हिजिबल सेल्स सिलेक्ट होतात.

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 4:44 pm | शाम भागवत

धन्यवाद.
वेल्लाभट व मारवा यांना
_/\_

पैलवान's picture

25 May 2016 - 4:35 pm | पैलवान

मी एक्सेल२००७ मध्ये आत्ता करून पाहिलं.

५ आडव्या सेल मध्ये a b c d e लिहिलं b अन् d लिहिलेले कॉलम्स हाईड केले. मग a c e लिहिलेले कॉलम्स कॉपी करून दुसरीकडे पेस्ट केले, तर तेव्ह्ढेच तीन झाले. (फक्त कंट्रोल सी अन् दुसरीकडे कंट्रोल व्ही)

शाम भागवत's picture

25 May 2016 - 4:36 pm | शाम भागवत

धन्यवाद.
१२३ मधे हे आपोआप व्हायचे. त्यामुळे १२३ बंद झाल्यावर एक्सेलमधे फारच त्रास झाला होता.