कामाची टाळाटाळ, उत्पादकता, व्यवस्थापन आणि कानबान

नमस्कार मित्र मैत्रिणींनो,

डिस्क्लेमरः या लेखात बरेच मुद्दे आहेत ज्यावर एक एक कादंबरी होईल, पण थोडक्यात मांडायचा प्रयत्न केला आहे. गोड मानून घ्यावा. प्रतिसादांमधे चर्चा/प्रश्न उत्तरे यातून आणखी उपयुक्त होईल अशी आशा. धन्यवाद.

जशी आपण उत्तरोत्तर प्रगती करतो तसा कामांचा व्यापही वाढत जातो. वेळ आणि शरीरक्रियांवर आपला फारसा ताबा नसतो.
मग या सर्वातून काही लोक कसे यशस्वी होतात किंवा ही तारेवरची कसरत फार त्रास न होता कशी संभाळतात? जास्त वेळ काम केल्याने कदाचित तुमची उत्पादकता वाढेल आणि थोडेफार यश मिळेल पण त्याचे समांतर परीणाम आपण जाणतोच, तसेच ईतर जबाबदार्‍या झेलून फार वर्षे हे करता येत नाही. मग काय करावे? कुणीतरी म्हंटलय की "Successful people don't do different things, they do things differently." म्हणजे नक्की काय?

सर्वात प्रथम थोडीशी सर्वसाधारण मानसिकता समजून घेऊ. कळतय पण वळत नाही अशी काहीशी आपली गत असते. ऑफिसातलं असो किंवा घरातलं, कोणतही उद्दीष्ट किंवा कामाकडे आग लागेपर्यंत ढुंकुनही न पाहण्याची आपली वृत्ती असते. परीक्षा असो, प्रेझेंटेशन बनवायचं असो, बिल भरायचं असो किंवा प्रवासाला निघायचं असो सगळीकडे हाच प्रकार. काही सायकॉलॉजीस्ट्स च्या म्हणण्यानुसार आपल्याला थ्रिल अनुभवून त्यातून मिळणार्‍या समाधानाची चटक असते. म्हणजे उशीर झालेला असताना शेवटच्या क्षणी बस/ट्रेन पकडल्यावर जो अभिमान आणि आनंद वाटतो त्याला तोड नाही. किंवा शेवटच्या क्षणी तहान भूक विसरून एखादा प्रोजेक्ट यशस्वी रित्या पूर्ण केला की वरीष्ठांकडुन शाबसकी मिळणे वगैरे वगैरे..

दुसरा मुद्दा असा की आपला कंफर्ट झोन (आळशीपणा एक्स्प्लेन्ड) - कायम त्यातच राहण्यासाठी आपण कितीही किंमत चुकवायला तयार असतो. उदा. मद्य प्यायल्यावर येणारी झिंग तशीच रहावी ही उत्कट ईच्छा. किंवा कोण पुन्हा रेझ्युमे बनवून ईंटरव्यु देईल, दुसर्‍या शहरात मुक्काम हलवणे वगैरे.. त्यापेक्षा जे चाल्ल्लय ते बरंय. खरं तर कोणतही काम करायचं म्हंटलं की त्यामुळे होणारा त्रास किंवा रोजच्यापेक्षा वेगळं करावं लागेल हा विचार डोळ्यासमोर येतो आणि आपण ते काम टाळायचा प्रयत्न करू लागतो. जेव्हा त्याला आग लागते तेव्हा ते का करतो हे वर सांगितलं आहेच. आणखी एक महत्वाची गोष्ट म्हणजे, आयुष्यातल्या उद्दीष्टांना डेडलाईन नसते, त्यामुळे त्यांना आग लागत नाही. उदा. मला बिझीनेस करायचाय, किंवा बाग फुलवायची आहे, आणखी किंवा नवीन काहीतरी शिकायचं आहे वगैरे सर्व महत्वकांक्षा मनातच राहतात आणि तशाच स्मशानात जातात.

बास झाली फिलॉसोफी...उपाय काय मग?
थोडी मानसिकता बदलली आणि जोडीला एखादी परीणामकारी पद्धत वापरली तर फार मोठा फरक पडतो.
कॉर्पोरेट जगतातही हे प्रॉब्लेम असतात आणि त्यात वापरल्या जाणार्‍या काही पद्धती व्यक्तीगत आयुष्यात वापरल्यास बराच फायदा होतो. Agile, Kanban, Scrum हे शब्द काही जणांना परिचीत असतील आणि त्याबद्दल मतमतांतरही असतील, ती चर्चा नंतर कधीतरी करू. सद्ध्या Kanban पद्धत थोडक्यात समजून घेऊ आणि कशी वापरयाची ते पाहू. ही पद्धत असंख्य प्रकारे आणि असंख्य गोष्टींसाठी वापरता येते.

Kanban चा ईतिहास Kanban विकी वर वाचता येईल.
थोडासा टु डू लिस्टसारखा प्रकार पण बराच वेगळा. कानबानचे ( किंवा कॅनबॅन) कोअर प्रिन्सिपल म्हणजे ही लिस्ट डोळ्यासमोर (वर्चुअली नाही तर फिजीकली) ठेवणे. ऐकायला किरकोळ वाटेल पण वापरल्यावर उपयुक्तता कळेल. घरातल्या भिंतीवर, बोर्डवर, किंवा ऑनलाईन सॉफ्टवेअर (हे मी रेकमेंड करणार नाही) वापरून कानबान बोर्ड बनवता येतो. सर्वात पहिले तुम्हाला रकाने बनवावे लागतील, सर्व साधारण पणे Backlog, To Do, Doing, Done असे. अनुभवा नंतर यात बदल करू शकता.

आता मुख्य मुद्द्याकडे येऊ. तुमचे एक मोठे (मोठे असलेच पाहिजे असे नाही) उद्दीष्ट, ईच्छा, किंवा स्वप्न याला एक नाव द्या, तेच हेडींग या बोर्डाला द्या. मग ते साध्य करण्यासाठी काय काय छोट्या स्टेप्स लागतील (आपण त्यांना टास्क म्हणू) अशा प्रकारे विभाजन करा. हे विभाजन शक्यतो असे करा की ती छोटी टास्क स्वतंत्र रित्या पुर्ण करता आली पाहिजे आणि एक आठवडा/दिवस्/महिन्यात (तुम्ही ठरवा) पुर्ण होईल. आता या सर्व टास्क स्टीकी नोट्स वर लिहा किंवा आयताकृती तुकडे केलेल्या कागदावर लिहा, त्याला नंबर द्या आणि हवं तर डेडलाईन द्या. आता या टास्क करण्याचा क्रम ठरवा. क्रम कसा ठरवायचा हे अनुभवातून शिकालच. पण सुरुवातीला सोप्या आणि पटकन करता येणार्‍या टास्क्सना प्राधान्य द्या आणि वरचा क्रम द्या. आता ह्या सर्व टास्क बॅकलॉग रकान्यात क्रमानुसार लावा. टास्कचे तुकडे चिकटवायला फेवीकॉल वगैरे वापरू नका. काढून पुन्हा लावता येइल असे हवे ;). आता मस्तपैकी स्वत:ला शाबासकी द्या, कारण इथे पोहोचणे ही एक अचीवमेंट आहे. :)
आता हा बोर्ड भिंतीवर असा लावा की येताजाता डोळ्यांना दिसेल. बॅकलॉग रकान्यातून एक किंवा जास्त टास्क ज्या तुम्हाला आता करण्यायोग्य वाटताहेत त्या टु डु मधे घ्या. एकच व्यक्ती यावर काम करत असेल तर एकच टास्क डुइंग मधे घ्या. ती पुर्ण झाली की डन मधे टाका आणि सेलीब्रेट करा. मग दुसरी पुर्ण करायला घ्या. ज्या दिवशी सगळ्या टास्क बॅकलॉग मधून डन मधे येतील त्या दिवशी तुमचे स्वप्न पुर्ण झालेले असेल. :)

हे सर्व वाचायला किचकट वाटत असले तरी तितके नाही. तुमचा बोर्ड साधारणपणे असा दिसेल. (चित्र आंतरजालावरून साभार)

यावरचा एक तुनळी व्हिडीओ.

तुमच्या स्वप्न/ध्येयपूर्तीसाठी आगाऊ शुभेच्छा.
- मराठमोळा